Les acteurs de la copropriété

Le syndic

Le syndic est le « mandataire » du syndicat de copropriété, c’est-à-dire qu’il est la personne qui représente le syndicat et agit en son nom. Dans la pratique, le syndic est le gestionnaire de la copropriété.

Deux types de syndics peuvent gérer un immeuble :

1. un syndic professionnel
2. un syndic non professionnel (un copropriétaire)

• soit en tant que syndic non professionnel, souvent appelé « syndic bénévole » de façon impropre puisqu’il peut se faire indemniser financièrement sur la base d’un contrat présenté au vote de l’assemblée générale.
• soit en tant que président d’un conseil syndical coopératif (syndicat coopératif). Dans ce cas il ne pourra pas être rémunéré puisque la loi précise clairement que les membres du conseil syndical ne peuvent pas être rémunérés. L’assemblée générale devra également désigner un contrôleur aux comptes, soit parmi les copropriétaires (mais en dehors du conseil syndical pour conserver la « séparation des pouvoirs »), soit un professionnel.

Syndics professionnels/non-professionnels, quelles différences ?

Seules différences pour le syndic non-professionnel :

• Pas de garantie de fonds mandant
• Pas d’assurance RCP obligatoire, mais conseillée (incluse dans l’adhésion à l’ARC par exemple)
• Pas de possibilité de dispense de tenir un compte bancaire séparé. Un syndic non professionnel ne peut ouvrir un compte qu’au nom du syndicat des copropriétaires.

Qui peut être syndic non professionnel ?

N’importe qui, à partir du moment où il est copropriétaire (ou si son conjoint l’est).

Le cas de l’administrateur provisoire judiciaire

La loi prévoit deux cas où le juge nomme un « administrateur provisoire » pour gérer la copropriété (avec les droits de l’assemblée générale ou du conseil syndical pour une période plus ou moins longue). On distingue deux cas.

En cas d’absence de syndic (art. 47 du décret)

En cas de carence de syndic (dans le cas où l’assemblée générale n’a pas pu élire un syndicpar exemple), le Président du Tribunal de Grande Instance peut nommer un administrateur judiciaire dont la mission principale sera la convocation d’une assemblée générale en toute légalité, non contestable, en vue de la désignation d’un syndic. L’administrateur provisoire devra alors récupérer les archives auprès du précédent syndic.

Les fonctions de cet administrateur provisoire cessent de plein droit à compter de l’acceptation de son mandat par le syndic désigné par l’assemblée générale.

En cas de difficultés, notamment financières, de la copropriété  (art. 29-1 de la loi)

La loi du 21 juillet 1994 (premier dispositif concernant les copropriétés en difficulté) a instauré un système spécifique d’administration provisoire propre à la copropriété.

La mise sous administration provisoire de la copropriété est une procédure judiciaire. Elle fixe l’objectif de redresser la situation financière du syndicat de copropriété en nommant un administrateur provisoire, se substituant au syndic et en partie à l’assemblée générale (voire même au conseil syndical).

Le président du Tribunal de Grande Instance (TGI) peut être saisi, quand l’équilibre financier de la copropriété est « gravement compromis », afin de se prononcer sur la nécessité de désigner un administrateur par :

• Un ensemble de copropriétaires représentant au moins 15% des voix du syndicat ;
• Le syndic
• Le procureur de la République
• Le président du TGI a le pouvoir de définir, dans l’ordonnance de désignation de l’administration, l’étendue de la mission qui lui est confiée.

Le conseil syndical

Le conseil syndical est constitué de copropriétaires élus en assemblée générale (majorité de l’article 25, puis 25-1) pour assister et contrôler le syndic dans la gestion de la copropriété. Son rôle est consultatif et non décisionnaire. Une fois constitué, le conseil syndical doit élire un président parmi ses membres.

Le conseil syndical est obligatoire

Depuis 1985, le conseil syndical est obligatoire. Le syndicat des copropriétaires pourrait toutefois déroger à cette obligation par un vote en assemblée générale à la double majorité de l’article 26 mais ce n’est vraiment pas conseillé.

L’article 21 de la loi de 1965 précise que les personnes liées au syndic ne peuvent pas être élues au Conseil syndical, notamment ses préposés, tels que ses salariés ou le gardien de l’immeuble. Les personnes qui ne sont pas elles-mêmes copropriétaires (conjoints non mariés ou non pacsés) ne peuvent pas être membres du Conseil syndical selon la loi.

Fonctionnement du conseil syndical

Le conseil syndical doit suivre les règles de fonctionnement précisées dans le règlement de copropriété ou votées en assemblée générale. Si rien n’a été prévu, il peut aussi choisir de mettre en place ces règles quitte à les faire ensuite ratifier en assemblée générale.

Il peut s’organiser en répartissant le travail autour des postes importants de la copropriété : suivi des comptes, suivi des petits travaux et de l’entretien, suivi des ascenseurs, suivi du recouvrement des impayés, mise en place d’un programme travaux prévisionnel, etc.

Pour que le rôle du conseil syndical prenne tout son sens, il est important que le conseil syndical soit indépendant par rapport au syndic :

• Il faut que le conseil syndical puisse se réunir sans que le syndic ne soit systématiquement présent (seulement sur invitation du conseil syndical).
• Il faut que le conseil syndical puisse mettre en place des actions de contrôle critiques : le conseil syndical a souvent l’impression que contrôler le syndic signifie remettre en cause sa gestion et le syndic sait aussi utiliser cela à son avantage. Il faut vraiment considérer le rôle du conseil syndical comme étant celui – très important – de vérifier que le professionnel à qui on a fait appel respecte ses engagements et fait bien son travail. Le mettre face à ses oublis, ses erreurs ou carences et lui demander de les reprendre est tout à fait légitime et constructif.

Les copropriétaires pensent parfois (injustement) que le conseil syndical est « rémunéré » pour sa mission, ce qui n’est pas le cas. La loi interdit la rémunération des membres du conseil syndical, mais permet leur dédommagement pour les frais engagés par leur mission (déplacements, photocopies, timbres, téléphone, etc.).

Ils peuvent également se faire assister par des professionnels sur un budget pris en charge par la copropriété.

L’assemblée générale

Toutes les décisions du syndicat des copropriétaires doivent être obligatoirement prises en assemblée générale.

L’assemblée générale est tenue au moins une fois par an, tous les membres du syndicat y sont convoqués.

Rôle de l’assemblée générale

L’assemblée annuelle obligatoire est dénommée « assemblée générale ordinaire » ou assemblée générale annuelle. Toute autre assemblée générale est intitulée « assemblée générale extraordinaire » (en plus de l’assemblée générale ordinaire). Une assemblée générale extraordinaire peut être nécessaire par exemple pour le vote de travaux ou d’opérations spéciales qui méritent de faire valider une décision avant la prochaine assemblée générale extraordinaire.

Les règles de convocation, déroulement, vote, etc., des assemblée générale extraordinaire sont les mêmes que pour les assemblées générales ordinaires.

Les règles de majorité

Lors de l’AG, chaque copropriétaire vote à proportion de ses millièmes de copropriété. Il s’agit donc d’un fonctionnement plus censitaire que démocratique puisque, plus un copropriétaire possède de millièmes, plus il est appelé à participer aux charges de copropriété, et plus sa voix aura de poids en assemblée générale.

Concernant les majorités, on parle de millièmes « présents ou représentés », c’est-à-dire qu’il s’agit des voix des copropriétaires qui sont présents en assemblée générale ou absents mais représentés par un mandat de vote (ou pouvoir).

Les règles de majorité sont adaptées en fonction de la nature de la décision à prendre. Plus la décision implique la copropriété et a des conséquences fortes pour les copropriétaires, plus la majorité nécessaire pour que la décision soit adoptée sera « forte ».